Birourile moderne au nevoie de soluții care să accelereze procesele interne, reducând timpul dedicat sarcinilor repetitive și permițând angajaților să se concentreze pe activități cu valoare adăugată. În acest context, imprimantele multifuncționale nu mai sunt doar echipamente de printare, ci huburi centrale care integrează soluții de automatizare a fluxurilor de lucru.
Ricoh, Xerox și Sharp au dezvoltat tehnologii avansate care transformă modul în care companiile gestionează și distribuie informațiile. În acest articol, vom explora soluțiile oferite de fiecare brand, detaliind cum aceste funcționalități pot îmbunătăți eficiența și productivitatea în birouri.
Ricoh: Streamline NX și GlobalScan NX, Ricoh oferă soluții robuste pentru automatizarea fluxurilor de lucru prin Streamline NX și GlobalScan NX, care facilitează gestionarea, indexarea și distribuția automată a documentelor în organizații de orice dimensiune.
Streamline NX: Este o platformă complexă care oferă automatizarea proceselor de documente complexe, de la capturarea datelor până la distribuția automată către destinațiile adecvate. De exemplu, într-un mediu financiar, documentele scanate pot fi automat trimise către departamentul contabil, clasificate și arhivate corespunzător, fără a fi nevoie de manipulare umană. Aceasta ajută la reducerea erorilor și creșterea eficienței în procesele repetitive.
GlobalScan NX: Oferă o experiență de scanare simplificată. Ricoh permite utilizatorilor să configureze fluxuri predefinite pentru scanarea și trimiterea documentelor, astfel încât fiecare document să ajungă automat la departamentul sau persoana potrivită. Această funcție este esențială pentru birourile care gestionează volume mari de documente și au nevoie de procese rapide și eficiente.
Ricoh Smart Integration: Această platformă conectează imprimantele Ricoh la servicii cloud esențiale precum Microsoft 365 și Google Workspace, facilitând fluxuri automate de documente. Imprimantele pot fi setate să scaneze și să trimită documente direct în folderele cloud adecvate, unde sunt disponibile instantaneu pentru echipele care lucrează de la distanță sau din diferite locații.
Xerox: Automatizare prin Workflow Central și ConnectKey, Xerox este unul din liderii în ceea ce privește automatizarea fluxurilor de lucru, oferind soluții inovatoare precum Workflow Central și platforma ConnectKey, care transformă imprimantele în huburi inteligente pentru gestionarea documentelor.
Workflow Central: Această soluție cloud este concepută pentru a simplifica procesele complexe de gestionare a documentelor. Imprimantele Xerox pot automatiza sarcini precum conversia documentelor în multiple formate (PDF, Word, Excel), traducerea lor automată și chiar rezumarea documentelor lungi. Într-o companie ce se ocupă cu volum mare de documente, această automatizare reduce semnificativ timpul dedicat prelucrării manuale a fișierelor și elimină riscurile erorilor umane.
ConnectKey Apps: ConnectKey aduce pe imprimantele Xerox aplicații de automatizare personalizate, care permit scanarea, indexarea și distribuirea documentelor în mod automat. De exemplu, documentele scanate pot fi trimise automat în folderele cloud sau către platforme CRM și ERP, economisind timp și reducând riscul de pierdere a informațiilor. Totodată, angajații pot accesa funcționalitățile imprimantei direct de pe telefoanele mobile, facilitând lucrul de la distanță.
Fluxuri de lucru colaborative: Cu soluții precum Xerox DocuShare, documentele pot fi capturate, organizate și distribuite către echipele relevante, fără intervenție manuală. Aprobările pot fi obținute rapid prin automatizarea circulației documentelor, ceea ce duce la o mai bună gestionare a informațiilor și la îmbunătățirea fluxurilor de lucru în interiorul echipelor.
Sharp: OSA (Open Systems Architecture) și Synappx Workflows, Sharp se concentrează pe integrarea perfectă a imprimantelor în fluxurile de lucru existente ale companiilor, prin intermediul platformelor OSA și Synappx. Aceste soluții permit automatizarea personalizată a fluxurilor de documente și integrarea directă cu aplicațiile folosite zilnic, precum ERP sau CRM.
Sharp OSA (Open Systems Architecture): OSA transformă imprimantele Sharp în componente vitale ale fluxului de lucru digital, conectându-le la aplicațiile de business utilizate zilnic. De exemplu, un document scanat poate fi indexat și trimis automat către un sistem ERP sau CRM fără a necesita intervenția manuală a unui angajat. Aceasta elimină erorile umane și îmbunătățește viteza de procesare a documentelor importante, cum ar fi contractele, facturile sau rapoartele de vânzări.
Synappx Workflows: Cu Synappx Go, angajații pot utiliza smartphone-urile pentru a accesa funcțiile imprimantei, inclusiv scanarea și trimiterea documentelor direct către cloud sau către colegi. În plus, Synappx Meeting facilitează gestionarea documentelor direct din sălile de întâlniri, automatizând procese precum distribuirea materialelor înainte și după ședințe. Astfel, Sharp creează un flux de lucru integrat și fără întreruperi, adaptat mediilor de lucru colaborative.
Procesare inteligentă a documentelor cu CortexiQ: Această soluție permite imprimantelor Sharp să recunoască și să clasifice automat documentele scanate, cum ar fi facturile sau cererile de aprobare, și să le distribuie către destinațiile corecte în funcție de tipul lor. Acest sistem automat de clasificare reduce timpul pierdut pentru gestionarea manuală a documentelor și asigură că fiecare document ajunge rapid unde trebuie.
Automatizarea fluxurilor de lucru cu imprimantele Ricoh, Xerox și Sharp nu este doar o soluție tehnologică, ci un element esențial în transformarea digitală a companiilor. Aceste sisteme nu doar reduc sarcinile repetitive și erorile, ci oferă un avantaj competitiv prin integrarea perfectă cu platformele de business existente. Fie că este vorba de gestionarea documentelor, accelerarea proceselor de aprobare sau colaborarea eficientă între echipe, automatizarea prin aceste imprimante smart aduce eficiență, flexibilitate și costuri mai reduse.