În ziua de astăzi, automatizarea business-ului devine o oportunitate strategică pentru companiile din diverse industrii întrucât acestea devin astfel mai competitive pe o piață tot mai aglomerată. Există o serie de tehnologii avansate ce oferă soluții pentru îmbunătățirea eficienței operaționale, reducerea costurilor și creșterea satisfacției clienților. Viitorul pare să aparțină companiilor care își automatizează cât mai mult din procesele interne, eliberând resurse pe care să le poată concentra in zonele strategice, aducătoare de plus valoare companiei.
Astfel, decizia de automatizare a companiei capătă o importanță strategică. Însă cum știm să evaluăm această decizie? Care este impactul unei asemenea soluții? Și mai ales, care sunt pașii concreți pe care trebuie să ii parcurgem pentru implementarea unei soluții de automatizare? Răspundem la aceste întrebări pe rând, pornind de la o înțelegere mai clară a conceptului de automatizare.
Automatizarea proceselor de business se referă la utilizarea tehnologiei și a sistemelor informatice pentru a înlocui sau a sprijini sarcinile și activitățile manuale repetitive din cadrul proceselor operaționale ale unei companii. Scopul este acela de a îmbunătăți eficiența, precizia, consistența și scalabilitatea operațiunilor.
Automatizarea proceselor de business poate implica utilizarea mai multor tehnologii printre care:
Încorporarea acestor tehnologii de automatizare într-o arhitectură coerentă, holistică, adaptată nevoilor specifice de business poartă numele de Hyper Automation. Aceasta reprezintă o abordare comprehensivă și evoluată a automatizării, care își propune să acopere întregul spectru al proceselor de afaceri, de la cele simple și repetitive până la cele complexe și creative. Prin integrarea și combinarea tehnologiilor de mai sus, Hyper Automation urmărește să maximizeze eficiența și impactul automatizării în organizații.
Identificați și clarificați obiectivele organizației care pot fi susținute sau îmbunătățite prin automatizarea proceselor. Stabiliți nevoile operaționale specifice și problemele curente pe care automatizarea le-ar putea rezolva. Adesea obiectivele și nevoile organizației reies în urma unei sesiuni de analiză sau workshop, în cadrul căruia se discută în detaliu aceste aspecte. O asemenea sesiune de analiză poate scoate la iveală o nevoie punctuală sau poate evidenția faptul că problematrebuie pusă la nivelul tuturor departamentelor, a organizației în ansamblu, iar nevoia de automatizare se extinde pe tehnologii multiple - ceea ce poate duce la o abordare strategică de Hyper Automation.
Realizați o analiză detaliată a tuturor proceselor și fluxurilor de lucru existente în organizație. Identificați procesele care sunt repetitive, predispuse la erori, consumatoare de timp sau intens dependențe de interacțiunea umană. Este recomandat să se facă și o prioritizare a acestor procese, pentru a avea o imagine mai clară de unde ar putea începe concret automatizarea. Primul proces abordat e bine să nu fie și cel mai complex, ci mai degrabă unul de complexitate medie sau mică pentru a permite atât clientului cât și furnizorului să facă o primă implementate rapid, înțelegând și devenind familiari cu particularitățile organizației.
Evaluarea cantitativă a volumului de muncă și a timpului necesar pentru fiecare proces în parte este importantă deoarece estimează efortul de implementare necesar. Această evaluare se face de obicei împreună cu furnizorul sau integratorul de tehnologie și reprezintă un reper bun pentru a înțelege dimensiunea proiectului, atât din punct de vedere timp cât și cost potențial, permițând o planificare din timp a momentului cel mai potrivit pentru implementare.
Estimați costurile inițiale ale implementării soluțiilor de automatizare care includ de obicei costurile de licențiere și cele aferente serviciilor de dezvoltare și implementare. De asemenea, evaluarea economiilor potențiale, cum ar fi reducerea costurilor, eliminarea erorilor umane și creșterea eficienței operaționale sunt elemente care pot înclina bălanța în ceea ce privește decizia de a merge mai departe. Majoritatea companiilor identifică oportunități și beneficii semnificative pe care le pot obține în urma unui proiect de automatizare, însă pot exista și organizații pentru care automnatizarea nu este potrivită în acest moment.
Identificați și evaluați riscurile asociate cu implementarea automatizării proceselor. Analizați impactul asupra angajaților, calității serviciilor, securității datelor și a altor aspecte critice ale afacerii. Unul dintre elementele sensibile în proiectele de automatizare îl reprezintă oamenii - în special datorită rezistenței la schimbare, a temerilor privind noile tehnologii și pierderea locurilor de muncă, chiar dacă în majoritatea cazurilor resursa umană nu este disponibilizată, ci implicată în activități cu valoare mai mare. Sunt necesare discuții prealabile și implicarea persoanelor relevante de la început în proiect astfel încât obiectivele și beneficiile să fie clar înțelese și asumate.
Cercetați și evaluați tehnologiile disponibile, cum ar fi RPA, Chatbot, Low Code sau alte soluții specifice industriei dvs. Analizați compatibilitatea și integrarea acestor tehnologii cu infrastructură și sistemele existente, capacitatea de scalare, referințele existente, flexibilitatea și suportul acordat. De regulă o asemenea evaluare este făcută de specialistul IT sau managerul IT al organizației, dar furnizorul de soluții de automatizare sau integratorul IT poate fi de asemenea implicat, putând să aducă informații relevante și opinii bazate pe experiența implementărilor anterioare, atât timp cât vine cu o perspectiva agnostică.
Elaborați un business case detaliat, care evidențiază clar costurile, beneficiile și economiile estimate prin automatizarea proceselor. Scopul business case-ului este de a evalua proiectul inclusiv într-un plan strategic, cu implicații pe termen lung, ținând seama de toate ramificațiile pe care automatizarea le poate genera. Prezentați argumente solide și date relevante pentru a susține decizia de implementare. Implicarea departamentului financiar, comercial și tehnic sunt de asemenea necesare. Practic, business case-ul este documentul care validează inclusiv prin cifre verificate necesitatea și beneficiile implementării unei soluții de automatizare.
Evaluați integratorii IT disponibili pe piață care oferă soluții de automatizare, cum ar fi RPA, Chatbots sau platforme de dezvoltare Low Code. Analizați expertiza acestora în industria dvs. în particular și în implementarea automatizării proceselor de business, în general. Luați în considerare capacitățile tehnice ale integratorului, precum scalabilitatea, securitatea și interoperabilitatea soluțiilor oferite. Examinați portofoliul și studiile de caz pentru a obține o înțelegere mai bună a succesului implementărilor anterioare. Evaluați costurile și modelul de licențiere propus de integrator, asigurându-vă că este aliniat cu bugetul și necesitățile organizației. Realizați demo-uri și PoC (proof of concept) ale soluției pentru a evalua potrivirea funcționalităților și capacităților acestora cu cerințele și procesele specifice organizației dvs.
Evaluați împreună cu integratorul IT ales arhitectură soluției pe care acesta o propune și modul în care acoperă nevoile identificate în fazele anterioare. Stabiliți o planificare detaliată a implementării, inclusiv etapele, resursele necesare și termenele limită. Identificați și pregătiți echipa de implementare și asigurați-vă că aceasta dispune de cunoștințele și abilitățile necesare, dar și timp suficient pentru a fi implicată în acest proiect.
Definiți de la inceput indicatorii cheie de performanță (KPIs) relevanți și stabiliți un sistem de monitorizare pentru a evalua impactul automatizării asupra proceselor și rezultatelor organizatiei. Performanta trebuie urmarita cu regularitate iar in acelasi timp vor fi necesare analize suplimentare de identificare a unor noi oportunitati de eficientizare. Automatizarea este o solutie care trebuie sa accelereze cresterea de business si sa evolueze in acelasi timp ea.
Aliant este integrator IT și implementează soluții de Hyper Automation prin tehnologii precum RPA, Chatbots, Low Code și XR. Soluțiile noastre sunt concepute să crească și să evolueze odată cu afacerea dvs., asigurându-vă că aveți întotdeauna infrastructura tehnologică de care aveți nevoie pentru a reuși. Ne angajăm să oferim un serviciu excelent, considerându-ne parteneri în atingerea obiectivelor dvs. de afaceri. Avem peste 30 de ani de experiență și încredere din partea clienților noștri.